Fondée en 1872, l’École Libre des Sciences Politiques (devenue Sciences Po) n’a cessé d’innover et de développer son projet éducatif novateur. Aujourd’hui, Sciences Po accueille 14 000 étudiants à Paris mais aussi sur 6 autres campus en France.
Résolument tournée vers l’international, l’Ecole a aussi noué des partenariats avec 478 universités partenaires et offre grâce à la richesse de sa bibliothèque un support éducatif de référence à de nombreux lecteurs extérieurs partout dans le monde.
Enjeux
La bibliothèque de Sciences Po joue un rôle primordial dans la mise à disposition de ressources documentaires au profit des étudiants mais aussi des chercheurs. Ses 25 km linéaires de rayonnages représentent 1 million de documents répartis sur les 7 campus de l’Ecole. Dans ce contexte, la bibliothèque s’inscrit pleinement dans la « campagne Sciences Po 2022 » qui se fixe trois objectifs : ouvrir, rassembler, transformer.
Olesea Dubois, Responsable du service numérisation et archivage numérique de l’Ecole, nous explique comment l’établissement a pensé dès 2014 l’apport du numérique dans son contexte multi-campus et international.
Une Ecole innovante qui mise sur le digital
Les locaux de Sciences Po à Paris au 27, rue Saint Guillaume.
Une politique forte de numérisation dès 2016
Conscient du développement de l’Ecole en France et à l’International, la bibliothèque établit un programme ambitieux de numérisation pour proposer unaccès unifié à l’ensemble des ressources de l’école. Une équipe de 6 personnes est dédiée à ce programme avec Olesea Dubois, responsable du service numérisation et archivage numérique et Pauline Bougon, bibliothécaire chargée de numérisation.
Depuis 2016, Sciences Po confiechaque année à Arkhênum des campagnes de numérisationqui ont porté notamment sur des fonds emblématiques de l’école : Histoire de Sciences Po, Mémoires de l’Ecole, … Les typologies de documents sont extrêmement variées avec notamment des estampes, des enquêtes, des monographies ou encore des thèses.
TÉMOIGNAGE
« Nous sommes très satisfaits du travail d’Arkhênum sur l’ensemble des documents »
« Dans le cadre de notre marché avec la société Arkhênum nous leur confions depuis 2016 la numérisation de nos documents patrimoniaux et des thèses de la FNSP. Cela représente une volumétrie d’environ 100 000 pages par an (…). Nous sommes très satisfaits du travail d’Arkhênum sur l’ensemble des documents, que ce soit dans leur transport, leur numérisation, la qualité des fichiers produits et la communication avec l’équipe. »
Olesea Dubois, Responsable du service numérisation et archivage numérique
Le numérique comme vecteur de partage des savoirs
La bibliothèque numérique, fer de lance de la diffusion
Les campagnes de numérisation successives permettent à l’établissement de proposer la consultation au format numérique de plus de 860 000 documents sur sabibliothèque numérique. Au menu : 4 500 dossiers de presse couvrant la période 1945-1981, les archives de l’Ecole libre de sciences politiques, des documents électoraux (législatives, présidentielles et européennes), des livres et revues des XIXème et XXème siècles, des cartes, des thèses, des mémoires…
Une nouvelle version de la bibliothèque numérique de Sciences Po est lancée en mai 2021 qui accroit l’attractivité et la consultation des collections.
Le numérique permet de s’affranchir des contraintes géographiques
Une bibliothèque numérique est la réponse la plus appropriée dans un contexte délocalisé comme celui de Sciences Po. Pour répondre à cette exigence d’ouverture internationale, la bibliothèque numérique est consultable en version française et anglaise. Une visibilité supplémentaire est apportée grâce au relais sur le site Internet Archive.
Marquer sa singularité
Prochaine étape pour l’équipe projet de Sciences Po, intégrer encore plus de contenus en provenance d’autres entités de l’Ecole telles l’Atelier de Cartographie, le Centre de recherche Histoire, …
Sciences Po souhaite aussi mettre l’accent sur la singularité et la richesse de ses archives. La numérisation avec Arkhênum et la mise en ligne de journaux uniques, tel le « Bulletin analytique de documentation politique, économique et sociale », offre ainsi aux étudiants et chercheurs une opportunité unique de travailler sur des documents essentiels.
Offres de numérisation patrimoniale Audit et étude technique numérisation
Contexte
Le Wildenstein Plattner Institute (WPI) est une fondation à but non lucratif dont l’objet est de publier des catalogues raisonnés d’artistes et des archives en ligne afin de promouvoir la recherche en histoire de l’art. Le fonds du WPI documente de manière inédite le travail des marchands d’art, des collectionneurs et des grands artistes français, du 18ème au début du 20ème siècle.
Le WPI souhaite rendre l’histoire de l’art accessible à une génération «numérique», pour que ces archives historiques soient accessibles gratuitement à tous : universitaires, artistes, collectionneurs, professionnels du marché de l’art, historiens et amateurs d’art à travers le monde.
Enjeux
Ces riches ressources comprennent une grande variété de documents : photographies, livres de stocks de galeries, correspondances, dossiers d’œuvres, dossiers de recherches d’historiens de l’art, catalogues de vente et d’exposition.
La mise en place de la plateforme numérique du WPI accessible sur wpi.art a nécessité l’assistance d’Arkhênum à différentes étapes du projet : inventaire des collections, déménagement et conservation physique des archives, numérisation à la fois in situ au sein du WPI et chez Arkhênum, et indexation de catalogues de vente.
4 millions de pages numérisées
Ambroise Vollard Records, Page from Stock Book A, 1899–1904.
Un projet de valorisation d’archives hors norme
50 000 documents d’archives, 11 000 catalogues de ventes et d’expositions annotés, près de 3 kilomètres d’archives déménagées, 11 teras octets de données… Au total, le traitement global de l’ensemble de ces archives aura duré 4 ans. Les fonds traités par Arkhênum étaient conservés en deux lieux à Paris. En préalable à la numérisation, un inventaire des collections a été nécessaire pour préparer la numérisation mais aussi le déménagement des collections.
Numérisation in situ et chez Arkhênum
Arkhênum, fort de son expérience en la matière à proposer au WPI une prestation de numérisation sur mesure : campagnes de numérisation étalées sur plusieurs années, numérisation dans les locaux du client ou dans les ateliers Arkhênum.
Une plateforme de référence
Gauguin, Bonnard, Cézanne… : des archives inédites
Les archives du Wildenstein Plattner Institute représentent une source unique de connaissances dans le domaine de l’histoire de l’art. Le fonds Ambroise Vollard est sans doute la collection la plus importante des archives numériques du WPI. La série Reproductions de photographies contient près de 5 000 photographies en noir et blanc de dessins, de peintures et de sculptures d’artistes de la galerie tels que Mary Cassatt, Paul Cézanne, Edgar Degas et Pablo Picasso, qui en font une impressionnante collection de documents d’archives originaux.
Archives en ligne du Wildenstein Plattner Institute
Proposer un outil de recherche performant
L’indexation des catalogues de vente est cruciale pour l’efficacité de la recherche sur la base de données. Pour cette raison, Arkhênum a réalisé une indexation spécifique sur plus de 10 000 catalogues de vente permettant une recherche avancée par date et ville. L’OCRisation permet quant à elle une recherche par mot-clé, maison de vente, nom d’artiste ou de collectionneur. De plus, ces catalogues présentent de nombreuses annotations manuscrites, souvent importantes tel le prix de vente ou le nom de l’acquéreur. La base de données comprend à ce jour plus 20 000 catalogues accessibles gratuitement.
Institut Africain de Développement Economique et de Planification (IDEP)
Expertises en oeuvre
Offres de numérisation patrimoniale Numérisation sur site client
Contexte
L’Institut Africain de Développement Economique et de Planification (IDEP) est une institution panafricaine. Créée par l’Assemblée Générale des Nations Unies en 1962, son siège est situé à Dakar (Sénégal).
Son mandat principal est d’accompagner et d’aider les pays africains à renforcer les capacités de leurs équipes dirigeantes afin de garantir la viabilité de l’indépendance et la promotion du développement socio-économique de l’Afrique.
Ses réserves sont riches de plus de 1,5 km linéaire de documents archivés depuis 1963 sur l’histoire économique de l’Afrique post-indépendante.
Enjeux
La bibliothèque de l’IDEP à Dakar est l’unique centre dépositaire des documents de l’Institut. Cette concentration des exemplaires papiers uniques au regard des 54 pays africains adhérents pose bien sûr des problématiques d’usage et d’accès à cette connaissance unique sur ce continent.
D’autre part, la pérennité des documents est remise en cause du fait de l’usure inexorable du temps mais aussi de la manipulation régulière de ces 6 000 documents. Conscient de ces enjeux et défis pour le futur de l’IDEP, l’Institut lance une consultation afin de dématérialiser ses archives. Arkhênum est retenu pour réaliser la prestation dans les locaux de l’établissement.
Un projet en 2 étapes indissociables
Les archives de l’IDEP à Dakar (Sénégal)
Une étape d’audit nécessaire
Avant de démarrer tout projet de préservation numérique de ces documents uniques, l’IDEP a dû circonscrire l’étendue du besoin. Une étape préparatoire avait déjà permis d’identifier quantitativement mais aussi qualitativement les documents concernés par la future campagne de numérisation. Cette phase a permis aussi de regrouper les documents selon leur provenance et leur lieu de publication. Le passage en revue de ces fonds aura aussi facilité la préparation des documents pour la numérisation : dépoussiérage, inventaire physique disponible sous format excel.
Un projet réalisé chez le client
Numérisation au Sénégal
L’IDEP a souhaité que le projet de numérisation soit réalisé sur place pour pouvoir continuer à offrir à ses visiteurs l’accès aux documents originaux. Cela permet d’autre part de créer de l’emploi au niveau local.
Une numérisation réalisée en 2 étapes successives
La numérisation des archives de l’IDEP qui portait sur 520 000 pages de publications diverses a été réalisée en 2 étapes. Cette décision a été prise pour permettre un benchmark en termes de productivité au regard du caractère très hétérogène des documents à traiter. La première phase, qui portait sur 260 000 pages a été réalisée en 6 mois de prestation. L’analyse de cette première étape a permis de définir le modèle de production optimum tant sur le plan qualitatif que quantitatif qui allait être mis en place pour la 2 ème phase.
Mr Antonin Benoit Diouf, Chef des services de bibliothèque et de documentation
Une optimisation de la gestion des archives
Cette opération aura d’autre part permis d’assainir les collections de la bibliothèque et d’optimiser les espaces de stockage. Dans le cadre de ce projet, la bibliothèque va piloter la destruction de documents déclarés hors d’usage ou disponibles en plusieurs exemplaires. Les espaces de stockage sont ainsi optimisés pour l’archivage physique futur des prochaines publications de l’IDEP.
TÉMOIGNAGE
« L’IDEP est en capacité de pouvoir dorénavant diffuser ces produits de connaissance aux états membres… »
« L’IDEP est en capacité de pouvoir dorénavant diffuser ces produits de connaissance aux états membres que ce soit par le biais d’un site web ou de supports électroniques portables (DVD-Rom, clefs USB, …). L’IDEP reste dépositaire de la version papier, source unique de référence. »
Mr Antonin Benoit Diouf, Chef des services de bibliothèque et de documentation
À l’occasion de la célébration de son centenaire, la Ligue Méditerranée de football a souhaité partager son histoire, en confiant à Arkhênum la réalisation d’un livre historique.
Enjeux
Ce livre anniversaire retrace les 100 ans de la Ligue en 100 dates clés. De sa fondation en 1919 au Centenaire, il donne la parole aux hommes et aux femmes qui ont contribué à son rayonnement.
Une histoire partagée
Une centenaire de premier plan
Fondée le 10 août 1919, quelques semaines à peine après la création de la FFFA, ancêtre de la FFF, la Ligue Méditerranée est considérée comme le berceau du professionnalisme. Le Président du FC Sète (que l’on appelait encore le FC Cette), Georges Bayrou, en fut l’un des principaux instigateurs dans les années 1930, avec à ses côtés un autre « Cettois », le journaliste librettiste Emmanuel Gambardella, qui donnera son nom à la Coupe de France Espoirs. Encore aujourd’hui, elle brille par ses 120 000 licenciés et ses 3 clubs professionnels.
Des archives valorisées
Dans cet ouvrage, les footballs professionnel et amateur, masculin et féminin, sont représentés grâce à une sélection inédite d’archives officielles, de témoignages, de photographies et d’objets, témoins d’une histoire partagée.
Arkhênum a accompagné la Ligue sur l’ensemble de son projet d’édition. Réalisation de recherches historiques au sein d’archives internes et externes à la Ligue, co-écriture, direction artistique, maquettage et préparation à l’impression, puis impression et livraison de l’ouvrage. Tiré à 2000 exemplaires, ce livre anniversaire a ensuite été offert aux clubs de la région et aux personnalités du football méditerranéen.
TÉMOIGNAGE
« En co-écrivant le livre avec Arkhênum, je me suis aperçu que la Méditerranée a eu une grosse influence sur le football français, aussi bien au travers de ses hommes que de ses clubs. »
Hervé Galand, Service communication marketing & évènementiel
Offres de numérisation patrimoniale Valorisation Web
Contexte
L’Union internationale des télécommunications (UIT), fondée en 1865, est l’institution spécialisée des Nations Unies pour les technologies de l’information et de la communication (TIC). L’UIT est déterminée à connecter tous les habitants de la planète – quel que soit l’endroit où ils habitent et quels que soient leurs moyens.
Le Service de la bibliothèque et des archives de l’UIT acquiert, conserve et met à disposition divers documents sur les télécommunications et sur des sujets connexes, ainsi que sur l’histoire de l’UIT de 1865 à nos jours. Les collections comprennent des ouvrages publiés (en version papier et en version électronique) et des documents d’archives uniques.
Enjeux
Pour communiquer avec ses membres et pour informer tous les publics de l’évolution des technologies de l’information, l’UIT publie depuis 1869 un journal mensuel. La collection historique de ce journal est un trésor d’informations que le Service de la bibliothèque et des archives souhaite depuis longtemps faire valoir auprès d’un public large.
L’équipe décide alors de lancer un projet de dématérialisation de l’ensemble de la collection. Rassemblement des numéros, inventaire et tri des meilleures copies seront nécessaires avant de lancer l’opération. La finalité de l’opération est de pouvoir rendre accessible à tous depuis partout dans le monde l’ensemble des collections au format numérique.
Un accompagnement de la numérisation à la valorisation
Une obligation de résultat
La réalisation de cette prestation de numérisation est confiée à Arkhênum qui dispose de l’expertise humaine et technologique appropriée pour traiter les problématiques liées aux fonds. Les numéros du journal sont numérisés en haute qualité en format TIFF non compressé.
La numérisation des 180 000 pages a été réalisée sur des scanners patrimoniaux pour offrir une qualité optimale. Pour permettre la recherche plein texte, l’UIT passe à la deuxième étape de leur grand projet : la reconnaissance de texte (OCR) avec unniveau qualitatif minimum de 95% de reconnaissance de caractère et de mot.
Optimiser les résultats de recherche
A l’issue d’un appel d’offres lancé pour cette étape, l’UIT retient Arkhênum pour une prestation de segmentation des pages (analyse des zones distinctes : textes, graphismes, tableaux, photos, …) et d’océrisation. Les formats remis à l’issue de cette phase comprennent des fichiers JPEG, ALTO XML, et PDF avec texte caché.
Un portail doté d’une recherche fédérée
L’ITU retient Arkhênum pour l’étape de valorisation
Arrivant à l’étape ultime du projet – la diffusion en ligne des contenus – l’équipe de l’UIT avait pris connaissance des possibilités avancées de valorisation de fonds offertes par LIMB Gallery, une solution de bibliothèque numérique développée par l’éditeur I2S. Séduit par les possibilités de recherche, de partage (impression, téléchargement, transfert) et de visualisation en haute définition avec un zoom avancé, l’UIT a souhaité poursuivre sa collaboration avec Arkhênum, distributeur de LIMB Gallery.
Une première étape avant une ouverture plus large
Cette vitrine numérique du journal de l’UIT a été lancée officiellement lors de la réunion du Conseil de l’UIT. Mais déjà d’autres projets sont à l’étude au Service de la bibliothèque et des archives tels qu’accroitre la visibilité de la collection sur Gallica et Europeana grâce à l’entrepôt OAI-PMH de la bibliothèque numérique ou encore mettre en place des expositions virtuelles thématiques.
TÉMOIGNAGE
« Arkhênum (…) a mis tout en œuvre pour répondre aux demandes »
« Arkhênum a toujours été disponible lorsque c’était nécessaire et a mis tout en œuvre pour répondre aux demandes de nos différents partenaires même quand cela générait des difficultés supplémentaires. Lorsque nous demandions des modifications, celles-ci étaient faites de manière rapide et efficace. »
Heather Heywood, Head of the Information Management Service
Audit et conseil en stratégie
