Enjeux

La bibliothèque de l’IDEP à Dakar est l’unique centre dépositaire des documents de l’Institut. Cette concentration des exemplaires papiers uniques au regard des 54 pays africains adhérents pose bien sûr des problématiques d’usage et d’accès à cette connaissance unique sur ce continent.

D’autre part, la pérennité des documents est remise en cause du fait de l’usure inexorable du temps mais aussi de la manipulation régulière de ces 6 000 documents. Conscient de ces enjeux et défis pour le futur de l’IDEP, l’Institut lance une consultation afin de dématérialiser ses archives. Arkhênum est retenu pour réaliser la prestation dans les locaux de l’établissement.

Un projet en 2 étapes indissociables

Les archives de l’IDEP à Dakar (Sénégal)

Une étape d’audit nécessaire

Avant de démarrer tout projet de préservation numérique de ces documents uniques, l’IDEP a dû circonscrire l’étendue du besoin. Une étape préparatoire avait déjà permis d’identifier quantitativement mais aussi qualitativement les documents concernés par la future campagne de numérisation. Cette phase a permis aussi de regrouper les documents selon leur provenance et leur lieu de publication. Le passage en revue de ces fonds aura aussi facilité la préparation des documents pour la numérisation : dépoussiérage, inventaire physique disponible sous format excel.

Une numérisation réalisée en 2 étapes successives

Une optimisation de la gestion des archives

Cette opération aura d’autre part permis d’assainir les collections de la bibliothèque et d’optimiser les espaces de stockage. Dans le cadre de ce projet, la bibliothèque va piloter la destruction de documents déclarés hors d’usage ou disponibles en plusieurs exemplaires. Les espaces de stockage sont ainsi optimisés pour l’archivage physique futur des prochaines publications de l’IDEP.