Avant de démarrer tout projet de préservation numérique de ces documents uniques, l’IDEP a dû circonscrire l’étendue du besoin. Une étape préparatoire avait déjà permis d’identifier quantitativement mais aussi qualitativement les documents concernés par la future campagne de numérisation. Cette phase a permis aussi de regrouper les documents selon leur provenance et leur lieu de publication. Le passage en revue de ces fonds aura aussi facilité la préparation des documents pour la numérisation : dépoussiérage, inventaire physique disponible sous format excel.
